Authorised Representative in Europa: Welche gibt es und wofür braucht man sie?

Bevor wir die einzelnen Arten an Bevollmächtigten etwas genauer unter die Lupe nehmen, eine kurze Einordnung: Was ist ein Bevollmächtigter und wieso genau wird er in der EU immer häufiger zur Vorgabe?

Ganz allgemein ist ein Bevollmächtigter (auch EU-Bevollmächtigter oder EU-Rep, englisch: Authorised Representative) eine natürliche oder juristische Person, die offiziell als Stellvertreter eines Unternehmens in einem Land auftritt, in welchem es keinen eigenen Firmensitz hat. Benannt wird er, wie der Name schon vermuten lässt, über eine Vollmacht. Einmal bestimmt, kann der bevollmächtigte EU-Repräsentant im Namen eines Unternehmens handeln und Entscheidungen treffen, zum Beispiel Verträge abschließen. Welche Aufgaben der Bevollmächtigte genau übernimmt, hängt vom Kontext ab, dazu gleich mehr.

Der Bevollmächtigte wird öfter zur Vorgabe, da es für europäische Marktaufsichtsbehörden schwierig ist, Regularien auch für Unternehmen aus dem nicht EU-Ausland durchzusetzen. Gibt es einen Vertreter des Unternehmens im Land, wird das einfacher (für beide Seiten), da eine Person zur Ansprache vor Ort ist. Warum einfacher für beide Seiten? Da die europäische Bürokratie nicht immer leicht zu durchschauen ist, ist Expertenwissen und ein Verständnis für die Landessprache essenziell, um alle Feinheiten wirklich zu verstehen.

Genug generelle Einordnung, welche Arten von Bevollmächtigten und bevollmächtigten EU Repräsentanten gibt es in der EU?

Die CE-Kennzeichnungspflicht gilt für Produkte, die bestimmte europäische Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltschutzanforderungen erfüllen müssen. Der CE Standard ist bspw. relevant für:

• Maschinen (Maschinenrichtlinie 2006/42/EG)
• Elektrogeräte (Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU)
• Spielzeuge (Spielzeugrichtlinie 2009/48/EG)
• Baumaterialien (Bauverordnung 2011/305/EU)
• Medizinprodukte (MDR 2017/745/EU oder IVDR 2017/746/EU)
• Batterien (Batterieverordnung 2023/1542/EU)
• und viele weitere Produktklassen

Das CE-Kennzeichen gibt keinen Aufschluss über die Herkunft eines Produktes, sondern stellt klar, dass Produkte für den europäischen Wirtschaftsraum zugelassen und die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt sind.

Alle Unternehmen, die Produkte in EU-Länder liefern, müssen sich mit der Zulassung ihrer Produkte, die unter die CE-Kennzeichnungspflicht fallen, befassen. Das gilt für Unternehmen mit Sitz innerhalb und außerhalb der EU. Dazu gehört, sicherzustellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen. Tun sie das nicht, dürfen sie ihre Produkte in der EU nicht verkaufen. Ohne Niederlassung in der EU gehört es zu diesen Pflichten auch einen CE-Bevollmächtigten zu bestellen.

Der Bevollmächtigte ist Ansprechpartner für Behörden und übernimmt primär administrative Aufgaben, wie bspw. die Bereitstellung der EU-Konformitätserklärung und der technischen Unterlagen für nationale Marktüberwachungsbehörden für CE-gekennzeichnete Produkte. Auch bei Produktrückrufen ist der EU-Rep der erste Kontakt für offizielle Stellen.

Besonderheit: Die CE-Kennzeichnung betrifft viele Produktgruppen. Es reicht ein einziger CE-Bevollmächtigter für die gesamte EU, wenn es keinen Unternehmenssitz in der EU gibt.

Wie bereits in der Auflistung deutlich wird, gelten auch bei Medizinprodukten besondere Anforderungen an Produktsicherheit und Marktüberwachung. Ihr seid auch hier verpflichtet, eine EU-Konformitätserklärung abzugeben und die CE-Kennzeichnung zuführen. Zum regulatorischen Risikomanagement gehört die Bestimmung eines Authorised Representative. Ohne einen EU-Bevollmächtigten ist der Marktzugang für Nicht-EU-Hersteller:innen von Medizinprodukten in der EU nicht möglich.

Der Bevollmächtigte trägt Mitverantwortung für die Einhaltung der EU-Vorschriften zur product safety. Dazu gehört die Prüfung, ob Hersteller:innen die gesetzlichen Anforderungen (insbesondere nach MDR (EU 2017/745) oder IVDR (EU 2017/746)) erfüllen. Das geschieht durch Vorliegen der technischen Dokumentation und Durchführung des Konformitätsbewertungsverfahrens für Medizinprodukte und In-vitro-Diagnostika. Der EU-Rep kann die Registrierung der Medizinprodukte in der EU für Hersteller:innen übernehmen.

Für Kosmetikprodukte in der EU gilt ein anderes regulatorisches System als für klassische CE-Kennzeichnungsprodukte: die EU-Kosmetikverordnung (Verordnung EG Nr. 1223/2009). Statt eines klassischen Bevollmächtigten gibt es eine verantwortliche Person mit Sitz in der EU. Unternehmen mit EU-Standort übernehmen diese Rolle selbst, während Importeur:innen aus dem EU-Ausland eine verantwortliche Person bestimmen.

Diese verantwortliche Person garantiert die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben der Kosmetikverordnung. Sie übernimmt Aufgaben, wie die Produktmeldung im Cosmetic Product Notification Portal (CPNP-Meldung), das Bereithalten der Produktinformationsdatei sowie die Kommunikation mit den Behörden. Insgesamt trägt sie die Verantwortung für die Produktsicherheit und Einhaltung der Vorschriften.

In der Einleitung des Artikels haben wir schon von der Extended Producer Responsibility gesprochen, diese schauen wir uns jetzt genauer an. Die erweiterte Herstellerverantwortung nimmt Unternehmen für den gesamten Lebenszyklus ihrer Produkte in die Pflicht. Das schließt die Produktgestaltung, die Nutzung bis hin zur Rücknahme, Entsorgung und dem Recycling nach Gebrauch mit ein.

Was heißt das konkret? Neben Produktgestaltung geht es hier auch um finanzielle Verantwortung. Hersteller:innen übernehmen Kosten, die für Sammlung, Transport, Recycling und sichere Entsorgung ihrer Produkte und Verpackungen nach deren Nutzungsende anfallen. Im Rahmen dieser Verantwortung entstehen für Unternehmen zusätzlich auch regulatorische Pflichten: Registrierungspflichten, Meldepflichten, Kennzeichnungspflichten und in einigen Ländern auch heute schon die Pflicht zur Bestimmung eines Bevollmächtigten für die EPR. Aktuell gelten hier in jedem Land eigene Gesetze.

In Deutschland ist die nationale Auslegung bspw. im VerpackG, ElektroG (WEEE) und BattG festgelegt, auch hier wird für Elektrogeräte und Batterien schon heute ein Bevollmächtigter in Deutschland benötigt.

Besondere Aufmerksamkeit gilt den Pflichten für Verpackungen. Wir schauen hier besonders hin, da im Februar 2025 die PPWR in Kraft getreten ist, welche die bisherige Richtlinie (94/62/EG) als Verordnung ablöst. Sie wird 2026 wirksam und wird einiges verändern (dazu mehr im Überblick zur PPWR).

Mit der PPWR wird es zur Pflicht, in jedem Land der EU, in dem man keine Niederlassung hat, einen Bevollmächtigten zu bestimmen, der die erweiterte Herstellerverantwortung für Verpackungen übernimmt. Das ist eine große Änderung, denn bisher war das nach nationaler Auslegung nur in Einzelländern der Fall.

Was macht eigentlich ein Bevollmächtigter für Verpackungscompliance in der EU? Hier die wichtigsten Punkte im Überblick:

• EPR-Pflichten übernehmen: Ein Bevollmächtigter ist eine natürliche oder juristische Person mit Sitz im jeweiligen EU-Land. Er übernimmt für Unternehmen alle gesetzlichen Verpflichtungen rund um das Inverkehrbringen von Verpackungen.
• AR-Voraussetzung: Das Unternehmen hat keinen eigenen Sitz im jeweiligen Land und bringt dort verpackte Waren auf den Markt.
• Offizieller Vertreter: Die Vertretung erfolgt auf Basis einer schriftlichen Vollmacht.
• Ab 2026 Pflicht: Ab August 2026 ist es laut PPWR-Verordnung in allen 27 EU-Mitgliedstaaten Pflicht, einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen.
• Komplette Umsetzung: Der EU-Rep kümmer sich um den gesamten Compliance-Prozess im jeweiligen Land, inklusive aller Melde-, Kennzeichnungs- und Rücknahmepflichten. Das Unternehmen selbst muss nicht mehr direkt gegenüber Behörden auftreten.
• Betroffen: Vor allem Hersteller:innen, (Online-)Händler:innen, Importeur:innen und Marktplatzanbieter:innen, brauchen einen Bevollmächtigten. Die Verpflichtung gilt bereits ab der ersten versandten Verpackung.

Auch heute schon gibt es einige Länder, die einen Bevollmächtigten fordern, zum Beispiel Österreich und Spanien. Es lohnt sich daher ein genauerer Blick, wo schon heute Handlungsbedarf besteht und wie die zukünftige AR Pflicht abgedeckt wird. Lizenzero kann euch schon heute für aktuelle und zukünftige AR-Pflichen rechtssicher aufstellen: Mehr zu allen Ländern, die heute schon einen Bevollmächtigten fordern hier.

Ganz einfach: Wer sich nicht um einen Bevollmächtigten kümmert, riskiert nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch handfeste geschäftliche Nachteile, wie:

• Ein Vertriebsverbot im jeweiligen Land,
• Lokale und auch EU-weite Bußgelder,
• Rückruf- und Nachbesserungspflichten,
• aufwendige Behördenprüfungen,
• und Imageschäden.

Deswegen lieber schon heute vorsorgen und relevante Pflichten erfüllen.

Lizenzero greift euch schon heute unter die Arme und stellt euch zukunftssicher auf. Wir stellen einen EU-Bevollmächtigten für Verpackungen für euch in jedem eurer Zielländer und kümmern uns auch um alles andere. Mit Lizenzero setzt ihr auf transparente, skalierbare Lösungen für internationale Hersteller:innen und jahrelange Expertise im Bereich Verpackungscompliance.

Hier findet ihr alles rund um den Lizenzero Bevollmächtigten-Service: Jetzt AR-Service sichern und rechtssicher Verpackungen versenden

Ob CE-Kennzeichnung, Produktsicherheitsrichtlinien oder Verpackungsvorgaben, wer auf dem europäischen Markt verkaufen will, kommt an Compliance-Themen nicht vorbei. Ein zentraler Baustein ist der Bevollmächtigte, der aus der europäischen Compliance Landschaft nicht mehr wegzudenken ist, wie auch die kommenden Änderungen der PPWR eindrücklich zeigen.

Gut, dass es Lizenzero gibt: Wir helfen nicht nur bei der Verpackungscompliance, sondern stehen auch als zuverlässiger AR-Partner an eurer Seite. Wir behalten den Durchblick, damit ihr euch auf euer Kerngeschäft konzentrieren könnt.